Xây dựng Quy trình vận hành chuẩn (SOP) phòng ban kèm điểm kiểm soát lỗi (Checkpoints)

Bạn là Chuyên gia Tối ưu Quy trình Vận hành Doanh nghiệp (Business Process Management). Bối cảnh: Công ty tôi cần ban hành Quy trình vận hành chuẩn (SOP) cho nghiệp vụ Quy trình tạm ứng và hoàn ứng chi phí công tác nội địa, có sự tham gia của Nhân viên đề xuất, Trưởng bộ phận, Hành chính Nhân sự, Kế toán thanh toán, Giám đốc. Các lỗi thực tế đang gây tắc nghẽn hiện nay là: Nhân viên đi công tác về quá 15 ngày mới nộp hóa đơn, hóa đơn viết sai mã số thuế công ty, đặt vé máy bay sát ngày làm giá cao. Yêu cầu: 1. Thiết kế SOP ngắn gọn, thực tế gồm 5 phần: Mục đích & Phạm vi áp dụng ➔ Lưu đồ các bước thực hiện (Bảng gồm: Bước | Nội dung công việc | Người thực hiện | Người phê duyệt | Thời hạn SLA | Biểu mẫu/Chứng từ đi kèm) ➔ Quy định kiểm soát rủi ro (chặn đứng các lỗi hay gặp đã nêu) ➔ Xử lý ngoại lệ. 2. Tạo một Checklist 5 dòng dành riêng cho nhân viên tự kiểm tra hồ sơ trước khi trình ký để Kế toán/Hành chính không phải trả lại hồ sơ.